Datenschutzerklärung

Japan Medical System Development Organization, LLC („die Gesellschaft“) entwickelt Systeme für Krankenhäuser, Praxen und Unternehmen des Gesundheitswesens, begleitet die digitale Transformation im Gesundheitsbereich, analysiert und stellt Informationen aus Medizin, Gesundheit und Pflege bereit und führt Schulungen durch. Wir sind uns bewusst, was der Umgang mit personenbezogenen Daten in dieser Arbeit bedeutet. Die Gesellschaft hält das japanische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten, die damit verbundenen Gesetze und Leitlinien sowie die amtlichen Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten in den Bereichen Medizin und Pflege ein und hat die folgende Datenschutzerklärung beschlossen und angewendet.

1. Erhebung personenbezogener Daten

Erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten, legt sie den Verwendungszweck so weit wie möglich fest und erhebt die Daten auf rechtmäßige und faire Weise. Durch Anfragen, im Verlauf unserer Arbeit, beim Abschluss von Verträgen und bei Bewerbungen können uns Namen, Zugehörigkeiten, Kontaktdaten und weitere personenbezogene Daten anvertraut werden. Die Gesellschaft erhebt personenbezogene Daten nicht durch Täuschung oder andere unlautere Mittel.

2. Verwendungszweck

Die Gesellschaft verwendet die erhobenen personenbezogenen Daten im Rahmen der folgenden Zwecke.

• Beantwortung von Anfragen und Beratungen sowie deren Dokumentation
• Durchführung der uns übertragenen Arbeiten, Abschluss und Erfüllung von Verträgen, Rechnungsstellung und Zahlung
• Information über unsere Geschäftstätigkeit, Versand von Unterlagen und Verbreitung von Meldungen
• Durchführung von Schulungen, Seminaren und Veranstaltungen sowie Kontaktaufnahme mit Teilnehmenden
• Auswahl von Bewerbenden, Kontaktaufnahme mit ihnen sowie Personal- und Arbeitsverwaltung nach dem Eintritt
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Zwecke, die mit den vorstehenden Punkten zusammenhängen

Wird es erforderlich, personenbezogene Daten über diese Zwecke hinaus zu verwenden, tut die Gesellschaft dies nur mit vorheriger Einwilligung der betroffenen Person.

3. Weitergabe an Dritte

Außer in den folgenden Fällen gibt die Gesellschaft personenbezogene Daten nicht ohne vorherige Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter.

• Wenn Gesetze oder Verordnungen dies verlangen
• Wenn dies zum Schutz von Leben, Körper oder Eigentum einer Person erforderlich ist und die Einwilligung dieser Person schwer einzuholen ist
• Wenn dies zur Verbesserung der öffentlichen Gesundheit oder zur Förderung der gesunden Entwicklung von Kindern besonders erforderlich ist und die Einwilligung der Person schwer einzuholen ist
• Wenn die Zusammenarbeit mit einer staatlichen oder kommunalen Stelle oder einer von ihr beauftragten Partei bei der Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Aufgaben erforderlich ist und das Einholen der Einwilligung diese Aufgaben voraussichtlich beeinträchtigen würde

4. Sicherheitsmaßnahmen

Die Gesellschaft trifft organisatorische, personelle, physische und technische Schutzmaßnahmen, um das Abfließen, den Verlust oder die Beschädigung der von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verhindern. Mitarbeitende, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten die erforderliche Schulung und Aufsicht. Die Gesellschaft überprüft diese Maßnahmen zudem regelmäßig im Hinblick auf die Art ihrer Geschäftstätigkeit und der verarbeiteten Daten.

5. Medizinische und gesundheitsbezogene Daten mit besonderem Schutzbedarf

Aufgrund der Art unserer Geschäftstätigkeit können uns Krankenhäuser, Praxen, Pflegeanbieter und Unternehmen des Gesundheitswesens Informationen anvertrauen, die Krankengeschichte, Behandlungsunterlagen, Gesundheitszustand und andere personenbezogene Daten umfassen, die nach japanischem Recht besonderer Sorgfalt bedürfen. Ein falscher Umgang mit solchen Daten wirkt sich unmittelbar auf das Leben von Menschen aus. Die Gesellschaft behandelt sie nach den folgenden Grundsätzen.

• In jeder Phase, von Erhebung und Speicherung bis zu Analyse und Übergabe, gilt der Grundsatz, nicht mehr Daten vorzuhalten, als die Arbeit erfordert.
• Wir halten die Vertragsbedingungen mit der Partei, die uns die Daten anvertraut hat, sowie die geltenden Gesetze und Leitlinien ein und verwenden die Daten weder zu anderen Zwecken noch geben wir sie an Dritte weiter.
• Wo möglich, anonymisieren oder pseudonymisieren wir die Daten vor der Verarbeitung.
• Wir beschränken den Zugriff auf die Mitarbeitenden, die ihn für die Arbeit benötigen, und dokumentieren, wie die Daten verarbeitet werden.
• Nach Abschluss der Arbeit geben wir die Daten unverzüglich auf dem im Vertrag festgelegten Weg zurück oder löschen sie.

6. Auftragsverarbeitung

Die Gesellschaft kann die Verarbeitung personenbezogener Daten ganz oder teilweise an Dritte auslagern, soweit dies zur Erreichung der Verwendungszwecke erforderlich ist. Bei der Auswahl eines Auftragnehmers vergewissern wir uns, dass er für den ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten aufgestellt ist, verlangen die erforderlichen Schutzmaßnahmen vertraglich und beaufsichtigen ihn in dem erforderlichen und angemessenen Maß.

7. Auskunft, Berichtigung und Aussetzung der Verwendung

Verlangt eine Person Auskunft über ihre bei der Gesellschaft gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Berichtigung, Ergänzung oder Löschung oder verlangt sie, die Verwendung oder Weitergabe an Dritte einzustellen, prüfen wir ihre Identität und antworten innerhalb einer angemessenen Frist, wie es das Gesetz verlangt. Wie Sie einen solchen Antrag stellen, erfahren Sie über die unten genannte Kontaktmöglichkeit.

8. Änderungen dieser Erklärung

Die Gesellschaft kann diese Erklärung bei Änderungen der Gesetzeslage oder unserer Geschäftstätigkeit anpassen. Eine geänderte Erklärung tritt mit ihrer Veröffentlichung auf dieser Website in Kraft. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir unter Aktuelles darauf hin.

9. Anfragen

Fragen oder Anmerkungen zu unserem Umgang mit personenbezogenen Daten sowie Auskunftsersuchen richten Sie bitte an uns, wie auf der Kontaktseite beschrieben.

Dies ist eine Übersetzung zu Referenzzwecken. Bei Abweichungen ist die japanische Fassung maßgeblich.

Beschlossen am 6. September 2026
Japan Medical System Development Organization, LLC
合同会社日本医療システム開発機構