Politique de confidentialité

Japan Medical System Development Organization, LLC (« la Société ») développe des systèmes pour les hôpitaux, les cliniques et les entreprises de santé, accompagne la transformation numérique du secteur, analyse et fournit des informations médicales, de santé et de soins de longue durée, et dispense des formations. Nous avons conscience de ce que signifie le traitement d’informations personnelles dans ce travail. La Société respecte la loi japonaise sur la protection des informations personnelles, les lois et lignes directrices connexes, ainsi que les orientations officielles relatives au traitement des informations personnelles dans les domaines médical et des soins de longue durée, et elle a adopté et applique la politique de confidentialité suivante.

1. Collecte des informations personnelles

Lorsque la Société collecte des informations personnelles, elle en précise autant que possible la finalité et les collecte par des moyens licites et loyaux. Dans le cadre des demandes, du déroulement de notre travail, de la conclusion de contrats et des candidatures, des noms, rattachements, coordonnées et autres informations personnelles peuvent nous être confiés. La Société ne collecte pas d’informations personnelles par tromperie ou tout autre moyen illégitime.

2. Finalités d’utilisation

La Société utilise les informations personnelles qu’elle collecte dans le cadre des finalités suivantes.

• Répondre aux demandes et aux consultations, et en conserver la trace
• Exécuter les travaux qui nous sont confiés, conclure et exécuter les contrats, facturer et encaisser
• Fournir des informations sur notre activité, envoyer de la documentation et diffuser des actualités
• Organiser des formations, séminaires et événements, et contacter les participants
• Sélectionner les candidats, les contacter, et gérer le personnel et les relations de travail après l’embauche
• Remplir les obligations prévues par les lois et règlements
• Toute finalité accessoire à chacune des précédentes

S’il devient nécessaire d’utiliser des informations personnelles au-delà de ces finalités, la Société ne le fera qu’avec le consentement préalable de la personne concernée.

3. Communication à des tiers

Sauf dans les cas suivants, la Société ne communique pas d’informations personnelles à des tiers sans le consentement préalable de la personne concernée.

• Lorsque les lois ou règlements l’exigent
• Lorsque cela est nécessaire pour protéger la vie, l’intégrité physique ou les biens d’une personne et qu’il est difficile d’obtenir son consentement
• Lorsque cela est particulièrement nécessaire pour améliorer la santé publique ou favoriser le développement sain des enfants et qu’il est difficile d’obtenir le consentement de la personne
• Lorsqu’il est nécessaire de coopérer avec une autorité nationale ou locale, ou une partie agissant pour son compte, dans l’accomplissement de missions prévues par la loi, et que la demande de consentement risquerait d’entraver ces missions

4. Mesures de sécurité

La Société met en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles, humaines, physiques et techniques pour prévenir la fuite, la perte ou l’altération des informations personnelles qu’elle traite. Le personnel qui traite des informations personnelles reçoit la formation et la supervision nécessaires. La Société réexamine en outre ces mesures périodiquement au regard de la nature de son activité et des informations qu’elle traite.

5. Informations médicales et de santé requérant une attention particulière

En raison de la nature de notre activité, des hôpitaux, cliniques, opérateurs de soins de longue durée et entreprises de santé peuvent nous confier des informations comprenant des antécédents médicaux, des dossiers de traitement, des états de santé et d’autres informations personnelles requérant une attention particulière au regard du droit japonais. Un mauvais traitement de ces informations touche directement la vie des personnes. La Société les traite selon les principes suivants.

• À chaque étape, de la collecte et du stockage à l’analyse et à la remise, notre principe est de ne pas conserver plus d’informations que le travail n’en exige.
• Nous respectons les termes du contrat avec la partie qui nous a confié les informations, ainsi que les lois et lignes directrices applicables, et nous n’utilisons ces informations à aucune autre fin ni ne les communiquons à des tiers.
• Lorsque c’est possible, nous anonymisons ou pseudonymisons les informations avant de les traiter.
• Nous limitons l’accès au personnel qui en a besoin pour le travail, et nous conservons une trace de la manière dont les informations sont traitées.
• À l’achèvement du travail, nous restituons ou supprimons sans délai les informations selon la méthode prévue au contrat.

6. Sous-traitance

La Société peut sous-traiter tout ou partie du traitement des informations personnelles dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités d’utilisation. Lors du choix d’un sous-traitant, nous vérifions qu’il est en mesure de traiter correctement les informations personnelles, nous exigeons par contrat les mesures de sécurité nécessaires et nous le supervisons de manière nécessaire et appropriée.

7. Accès, rectification et suspension de l’utilisation

Si une personne demande l’accès à ses informations personnelles détenues par la Société, leur rectification, leur complément ou leur suppression, ou nous demande de cesser de les utiliser ou de les communiquer à des tiers, nous vérifions son identité et répondons dans un délai raisonnable, conformément à la loi. Pour la marche à suivre, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous.

8. Modifications de la présente politique

La Société peut modifier la présente politique en fonction de l’évolution de la loi ou de son activité. La politique modifiée prend effet dès sa publication sur ce site. En cas de modification importante, nous l’annoncerons dans nos actualités.

9. Demandes

Pour toute question ou remarque sur notre traitement des informations personnelles, et pour toute demande d’accès, veuillez nous contacter comme indiqué sur la page de contact.

Il s’agit d’une traduction établie à titre de référence. En cas de divergence, la version japonaise fait foi.

Adoptée le 6 septembre 2026
Japan Medical System Development Organization, LLC
合同会社日本医療システム開発機構