Chính sách bảo mật

Japan Medical System Development Organization, LLC (“Công ty”) phát triển hệ thống cho bệnh viện, phòng khám và doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ chuyển đổi số y tế, phân tích và cung cấp thông tin y tế, sức khỏe, chăm sóc dài hạn, đồng thời đào tạo nhân lực. Chúng tôi ý thức rõ ý nghĩa của việc xử lý thông tin cá nhân trong công việc đó. Công ty tuân thủ Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, các luật và hướng dẫn liên quan, cùng hướng dẫn chính thức về xử lý thông tin cá nhân trong lĩnh vực y tế và chăm sóc dài hạn, và ban hành, thực hiện chính sách bảo mật sau đây.

1. Thu thập thông tin cá nhân

Khi thu thập thông tin cá nhân, Công ty xác định mục đích sử dụng càng cụ thể càng tốt và thu thập bằng phương thức hợp pháp, công bằng. Thông qua các yêu cầu, quá trình làm việc, ký kết hợp đồng và ứng tuyển, chúng tôi có thể được giao họ tên, đơn vị công tác, thông tin liên hệ và các thông tin cá nhân khác. Công ty không thu thập thông tin cá nhân bằng cách lừa dối hoặc các phương thức không chính đáng khác.

2. Mục đích sử dụng

Công ty sử dụng thông tin cá nhân đã thu thập trong phạm vi các mục đích sau.

• Trả lời các yêu cầu và tư vấn, và lưu giữ hồ sơ liên quan
• Thực hiện công việc được giao, ký kết và thực hiện hợp đồng, xuất hóa đơn và thanh toán
• Cung cấp thông tin về hoạt động của công ty, gửi tài liệu và phát hành tin tức
• Tổ chức đào tạo, hội thảo, sự kiện và liên hệ với người tham gia
• Sàng lọc ứng viên, liên hệ với ứng viên, quản lý nhân sự và lao động sau khi gia nhập
• Thực hiện nghĩa vụ theo luật và quy định
• Các mục đích phụ trợ cho từng mục nêu trên

Nếu cần sử dụng thông tin cá nhân ngoài các mục đích này, Công ty chỉ thực hiện khi có sự đồng ý trước của cá nhân đó.

3. Cung cấp cho bên thứ ba

Trừ các trường hợp sau, Công ty không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý trước của cá nhân.

• Khi luật hoặc quy định yêu cầu
• Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của một người, và khó có được sự đồng ý của người đó
• Khi đặc biệt cần thiết để nâng cao sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em, và khó có được sự đồng ý của người đó
• Khi cần hợp tác với cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương hoặc bên được ủy thác trong việc thực hiện nhiệm vụ theo luật định, và việc xin đồng ý có thể cản trở nhiệm vụ đó

4. Biện pháp quản lý an toàn

Công ty thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn về tổ chức, nhân sự, vật lý và kỹ thuật để ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân mà mình xử lý. Nhân viên xử lý thông tin cá nhân được đào tạo và giám sát cần thiết. Công ty cũng định kỳ rà soát các biện pháp này theo tính chất hoạt động và thông tin mà mình xử lý.

5. Thông tin y tế và sức khỏe cần được bảo vệ đặc biệt

Do tính chất công việc, bệnh viện, phòng khám, đơn vị chăm sóc dài hạn và doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe có thể giao cho chúng tôi thông tin bao gồm tiền sử bệnh, hồ sơ điều trị, tình trạng sức khỏe và các thông tin cá nhân khác cần được bảo vệ đặc biệt theo luật Nhật Bản. Xử lý sai những thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống con người. Công ty xử lý chúng theo các nguyên tắc sau.

• Ở mọi giai đoạn, từ thu thập, lưu trữ đến phân tích, cung cấp, nguyên tắc của chúng tôi là không nắm giữ nhiều thông tin hơn mức công việc đòi hỏi.
• Chúng tôi tuân thủ điều khoản hợp đồng với bên giao thông tin cùng luật và hướng dẫn hiện hành, không sử dụng thông tin cho mục đích khác và không cung cấp cho bên thứ ba.
• Khi có thể, chúng tôi ẩn danh hóa hoặc giả danh hóa thông tin trước khi xử lý.
• Chúng tôi giới hạn quyền truy cập cho những nhân viên cần đến nó để làm việc và lưu hồ sơ về cách thông tin được xử lý.
• Khi công việc hoàn tất, chúng tôi nhanh chóng trả lại hoặc xóa thông tin theo phương thức quy định trong hợp đồng.

6. Ủy thác

Công ty có thể ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý thông tin cá nhân cho bên ngoài trong phạm vi cần thiết để đạt mục đích sử dụng. Khi lựa chọn bên nhận ủy thác, chúng tôi xác nhận họ có cơ chế xử lý thông tin cá nhân phù hợp, yêu cầu các biện pháp bảo đảm cần thiết bằng hợp đồng và giám sát họ một cách cần thiết, phù hợp.

7. Tiết lộ, chỉnh sửa và ngừng sử dụng

Nếu một cá nhân yêu cầu tiết lộ, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa thông tin cá nhân của mình do Công ty nắm giữ, hoặc yêu cầu ngừng sử dụng hay ngừng cung cấp cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ xác minh danh tính và trả lời trong thời hạn hợp lý theo quy định của pháp luật. Về cách thức yêu cầu, vui lòng liên hệ theo hướng dẫn bên dưới.

8. Thay đổi chính sách

Công ty có thể thay đổi chính sách này khi luật thay đổi hoặc hoạt động kinh doanh thay đổi. Chính sách sau khi thay đổi có hiệu lực kể từ khi được đăng trên trang web này. Với những thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trong mục tin tức.

9. Liên hệ

Về câu hỏi, ý kiến liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân và yêu cầu tiết lộ, vui lòng liên hệ theo hướng dẫn tại trang liên hệ.

Đây là bản dịch tham khảo. Nếu có sự khác biệt, bản tiếng Nhật có giá trị ưu tiên.

Ban hành ngày 6 tháng 9 năm 2026
Japan Medical System Development Organization, LLC
合同会社日本医療システム開発機構